Para habilitar la relación funcional entre las dependencias de EPM y las empresas operativamente involucradas, el 29 de agosto se suscribieron 12 actas de interacción genéricas suscritas por Vicepresidencia de EPM, en las que se establecen principalmente dos asuntos: i) qué dependencias de las filiales se relacionan con las dependencias de EPM y ii) en qué temas lo hacen.
El procedimiento que se muestra en el gráfico n.o 1, es soportado por un sistema de información, lo que permite trazabilidad, orden e información respecto a la toma de decisiones de grupo implementada por medio de las actas.
Procedimiento para la suscripción de actas
Las premisas fundamentales de relación entre las empresas del grupo son la amplificación de ventajas competitivas, la búsqueda de economías de escala y la unidad de propósito del grupo, con base en estas, el procedimiento cuenta con un espacio para la valoración de precios de las transacciones intragrupo.
Esta valoración tiene como objetivo garantizar que aquellos precios que se aplican a las transacciones comerciales (transferencia de bienes o servicios) entre compañías pertenecientes al mismo grupo, sean verdaderos inductores de generación de valor, vía establecimiento de sinergias, economías de escala y optimización de costos. Para ello se tiene dos actividades clave:
- Costeo del servicio bajo la metodología establecida.
- Comparación con los precios de mercado, con el fin de establecer la pertinencia de ejecutar la transacción.
Adicionalmente, el análisis de riesgos es de vital importancia debido a que permite identificar y valorar en su probabilidad y consecuencia, los eventos que pueden desviar el logro de los objetivos propuestos con la suscripción de las actas. Los riesgos se identifican para todas las partes que intervienen en la relación, y de igual forma se identifican los controles existentes para prevenir que los riesgos se materialicen o para disminuir su impacto.